第114章

    麦萍正色道：“楚天，这次你回来，按照咱们之前说的，我打算让你去计调部去工作，你有什么想法？”

    我说：“我同意，我愿意去计调部。”

    麦萍说：“业务部、导游部你都锻炼过了，都做的不错，旅行社三大主要部门你就还剩下计调部没有去了，希望你在计调部能同样做的很出色。”

    我说：“我会努力去做好的。”

    麦萍说：“海霞调到集团去了，做我姐的助理，计调部总监前几天请了产假，一时半会儿回不来上班，现在计调部是由我先主持着工作。”

    我一怔，脱口而出：“你熟悉计调工作？”

    麦萍瞪眼看着我：“怎么着？我既然能做总经理，当然要熟悉计调工作。你以为呢？你以为我整天嘻嘻哈哈就不懂业务了？你以为我麦萍做到这个位子上就是靠我姐的关系？靠……你个死楚天，竟然这么小看我。”

    我不敢做声了。

    麦萍哼了一声：“好吧，我先给你介绍下计调工作的基本流程，给我听着……”

    麦萍似乎是想在我面前验证下自己不是吃闲饭的，而我现在也正好需要了解计调部的基本工作流程。

    我专注地看着麦萍。

    麦萍开始说了：“计调的工作流程是这样的，首先是报价，就是根据对方询价编排线路，以报价单提供相应价格信息。然后呢，是计划登录，接到组团社书面预报计划＆ ，将团号、人数、到达时间等相关信息登录在当月团队动态表中。接着是编制团队动态表，编制接待计划，将人数、陪同数、抵达离开的航班车次、时间、住宿酒店、餐厅、参观景点、地接旅行社、接团时间及地点、其他特殊要求等逐一登记在团队动态表中……”

    麦萍讲地很流畅，我用心听着。

    麦萍继续说：“＆ 然后要做的是计划发送，向各有关单位发送计划书，逐一落实。这一项的工作内容比较具体，用房，用车，用餐，都要根据团队人数、要求，以传真方式向协议酒店、协议车队、协议餐厅发送订房订车订餐计划书，并要求对方书面确认以上这三项，如遇变更，要及时做出更改件，以传真方式向协议地接社发送，并要求对方书面确认。

    再有就是返程交通，要仔细落实并核对计划，向票务人员下达订票通知单，注明团号、人数、航班或者车次、用票时间、票别、票量，并由经手人签字。如遇变更，及时通知票务人员……”

    麦萍讲得很专业，我边听边用心记。

    “接下来就是计划确认，要逐一落实完毕后，编制接待确认书，加盖确认章，以传真方式发送至组团社并确认组团社收到。之后是编制团队概算单，注明现付费用、用途。送财务部经理审核，填写借款单，与概算单一并交部门经理审核签字，报总经理签字后，凭概算单、接待计划、借款单向财务部领取借款。下一步就是下达计划，编制好接待计划后，由计调人员签字并加盖团队计划专用章，通知导游人员领取计划及附件。然后编制结算，填制公司团队结算单，经审核后加盖公司财务专用章。于团队抵达前将结算单传真至组团社，催收。最后一项，是报帐……”

    听麦萍讲完计调工作基本流程，我不由暗暗佩服麦萍了，她确实是懂业务的。

    麦萍得意地看着我：“都记住了？”

    我点点头：“记住了。”

    “记住了就好，我然后给你讲讲做计调工作需要引起注意的地方。”

    “好！”我认真地看着麦萍。

    “计调工作对从业人员有十分严格的要求。对于初次从事计调工作的人员来说，总有一些工作不到位，即便是一些老计调，也容易犯一些常识性错误。以下是我总结出的旅行社计调工作几大禁忌……”

    我全神贯注地看着麦萍。

    “计调在与相关合作单位确定吃、住、行、游、购、娱等方面的接待事宜时，必须要以接收到对方盖有公章或者业务专用章的确认函、或者对方盖有公章或者业务专用章的传真确认件为准，不能接受对方的口头确认或者网络聊天确认，即使对方是很熟的合作对象也不可以。

    “计调人员做事要有条理、有计划，要分清轻重缓急，更要准备好各种情况下的处理预案，要对每一个运行团队的基本情况烂熟于心，并适时进行双向的信息沟通。对每一项需要回复的要求都应予以重视，绝对不能拖延或者应付。要缜密严谨，心细如发，目光如电，能够发现接待计划中的细微变动，要对特殊要求仔细研究，要有重复检查及细节检查的意识。

    “计调要对本接待区域的吃、住、行、游、购、娱等事项全面了解并实地查看，还要掌握这些事项的最新变化，要以最优化的组合，妥善安排旅游接待计划。对于一些诸如看日出、观潮汐、进场馆看比赛等活动，要严格掌握时间、地点、规则、禁忌、路线等等。在安排团队接待计划及接待人员时一定要联系本团的外联人员，向他详细了解团队的有关信息及特殊要求，并据此作出有针对性的接待计划……”

    麦萍滔滔不绝地说着，我凝神用心听着，边掏出笔记本做着要点记录。

    我不敢再小看麦萍了，没想到平时大大咧咧嘻嘻哈哈的麦萍竟然对旅行社业务熟悉到这个程度，看来她这个总经理还真不是靠关系得来的。

    麦萍最后说：“计调是旅行社完成地接、落实发团计划的总调度、总指挥、总设计。事无巨细，大权在握，具有较强的专业性、自主性、灵活性。如果说外联是辛勤的采购员，那么计调就是烹饪大师，经他们的巧手要把酸、甜、苦、麻、辣、咸的不同滋味调制出来以满足不同团队的口味。计调人员不仅要埋头拉车，也要抬头看路，要先学一步，快学一步，早学一步，以丰富的知识武装自己，以最快的速度从各种渠道获得最新的资讯，并付诸研究运用，只有这样，才可以春江水暖鸭先知。虚心苦学、知识化运作其实是最大的窍门……”

    麦萍说完之后，我怔怔地看着她。